02.- La evaluación y su interacción con la planificación integral

La evaluación constituye una fase final capaz de generar la retroalimentación del proceso de planificación, tal como se puede apreciar en la figura1 y en los distintos actores que lo componen.

Fig1. La evaluación y su interacción con la planificación integral de la UID

La necesidad de planificar

Cualquier Unidad de Información y Documentación así como Sistema de Información que involucra la participación de sistemas informáticos, bancos de datos y usuarios, tiene la necesidad de planificar su desarrollo y funcionamiento con el objeto de revertir en una mejora de su producción, calidad y reducción de costes. De esta forma, la UID puede analizar sus procedimientos, productos, servicios y herramientas con el objetivo de asegurar su correcto funcionamiento. En el caso presentado en este diagrama se muestra una UID carente de un Servicio normalizado de Información y Referencia, para el cual se requiere de la conveniente planificación.

La planificación y la evaluación de los servicios puestos en marcha

En el caso de que el Servicio de Información y Referencia exista, la UID procederá a su evaluación, en caso negativo se procede a la planificación del servicio a fin de lograr su normalización y establecer los medios de funcionamiento, sistemas de información necesarios, reglas de funcionamiento, personal dedicado y procedimiento normalizado de trabajo. Todo ello se define en las distintas fases de las que consta la planificación. Han de recordarse las fases de preparación del plan que permiten situar el objetivo, finalidad, plazo de ejecución y objeto de la planificación del servicio. Por otro lado el necesario paso de obtener la información necesaria para estructurar y organizar el servicio, como por ejemplo el estudio de casos similares, el análisis de los factores tecnológicos de implantación del OPAC necesario para hacer posible la recuperación de información y por ende el servicio de referencia, entre otros. A continuación se deberá establecer una previsión de posibles incertidumbres, problemas a los que se enfrentará la implantación del servicio, dicho de otra forma, el análisis DAFO. El resultado es la formulación de un plan estratégico y operativo que determina una hoja de ruta con actuaciones concretas que se deberán cumplir en el cronograma especificado al comienzo de la planificación, estableciendo fechas de compromiso final que permitan la puesta en marcha, prueba y funcionamiento definitivo del servicio. Como colofón del proceso se procede a la redacción del plan, su comunicación y monitorización de las variables y factores cuantificables bien por medio de métodos cualitativos o cualitativos de todos los resortes del servicio de información y referencia implantado. Es en este punto donde la Evaluación se integra con el proceso planificador, generando una retroalimentación o “Feedback” para reajustar la planificación o mejorar en sucesivos ejercicios de preparación y mejora del servicio. Por ejemplo la detección de fallos en el catálogo automatizado a la hora de recuperar información, o deficiencias en la clasificación de los materiales bibliográficos puesto de manifiesto por el catálogo en línea, o cualquier otro aspecto que el facultativo determina capital observar.